Utylizacja dokumentów to nic innego jak nieodwracalne usuwanie niepotrzebnych dokumentów zawierających dane wrażliwe w celu zapobiegnięcia wyciekowi informacji. Jak zatem zgodnie z prawem utylizować dokumenty, aby chronić wrażliwe dane i nie naruszać przepisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)? Sprawdź.
Prawo a utylizacja dokumentów: co warto wiedzieć?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak długo należy przechowywać dokumentację firmową dotyczącą księgowości czy umów z klientami, zanim możliwe będzie przeprowadzenie utylizacji w zgodzie z przepisami. Odpowiedź uzależniona jest od rodzaju danych.
Dla przykładu dokumenty księgowe i podatkowe należy przechowywać przez minimum 5 lat od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą. Akta osobowe przechowuje się zaś nawet do 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Jeszcze dłuższe terminy i bardziej restrykcyjne przepisy obowiązują dokumentację szkół, przychodni czy szpitali. Przed podjęciem decyzji o utylizacji warto skonsultować się ze specjalistyczną firmą zewnętrzną, która na co dzień zajmuje się profesjonalnym niszczeniem oraz utylizacją dokumentów.
Warto pamiętać o tym, że niszczenie dokumentów musi odbywać się po zakończeniu wszelkich postępowań prawnych czy podatkowych dotyczących dokumentacji.
Jak przebiega prawidłowa utylizacja dokumentów?
Utylizacja dokumentów musi odbywać się z zachowaniem normy ISO 21964, a to sprawia, że ważne są:
- Selekcja dokumentów do wycofania z archiwum zgodna z obowiązującym okresem przechowywania.
- Bezpieczne przeniesienie materiałów do miejsca utylizacji, przy zachowaniu pełnej kontroli nad dokumentami.
- Fizyczne zniszczenie i utylizacja dokumentów (z wykorzystaniem specjalistycznego sprzętu), które uniemożliwia odczyt i odzyskanie danych.
Jeśli zdecydujesz się na powierzenie tego zadania zewnętrznemu partnerowi, po zakończeniu całego procesu otrzymasz certyfikat potwierdzający przeprowadzone niszczenia oraz utylizację. To dokument szczególnie przydatny w momencie kontroli w Twojej firmie.
Dlaczego warto korzystać z usług specjalistów od niszczenia dokumentów?
Utylizacja dokumentów to proces skomplikowany, zwłaszcza w większych organizacjach z rozbudowanymi archiwami. Korzystanie z wyspecjalizowanej firmy to gwarancja ochrony danych osobowych i wrażliwych informacji, odpowiedzialnego i przede wszystkim zgodnego z prawem postępowania z dokumentami, a także zachowania pełnej transparentności procesu.
Nic dziwnego, że wiele firm i instytucji z Wrocławia stawia na profesjonalistów – utylizacja dokumentów Oleśnica to przykład usługi realizowanej na najwyższym poziomie, a więc w zgodzie z systemem jakości PN-EN ISO 9001:2015 oraz wspomnianą już normą ISO 21964.
Utylizacja dokumentów: cenne wskazówki dla Twojej firmy
Pamiętaj o tym, że regularne przeglądy i planowe niszczenie dokumentów pomagają uniknąć niepotrzebnego gromadzenia dokumentów, a co za tym idzie kosztów związanych z przechowywaniem. Istotna jest także kwestia upływu okresu ważności. Przechowywanie dokumentacji po wskazanym w przepisach czasie może narazić firmę na sankcje, dlatego właściwa archiwizacja jest niezbędna.
Samodzielne przeprowadzanie niszczenia oraz utylizacji dokumentów może stać się źródłem nieprawidłowości i wycieku danych chronionych. Jeśli więc zależy Ci na pełnej ochronie informacji, rozważ skorzystanie z usług zewnętrznej firmy.